Flujo de caja en agencias y negocios digitales

En esta nueva Expedición Sherpa, nos adentramos en el núcleo financiero de tu agencia: el flujo de caja. Porque facturar está bien, pero si el dinero no llega a tiempo, tu negocio sufre.

En esta sesión aprenderás cómo prever tu liquidez y anticiparte a los imprevistos, así como estrategias prácticas para mejorar tu cash flow sin morir en Excel.

Y como siempre, te llevas una herramienta clave para gestionar tu tesorería con claridad y sin quebraderos de cabeza. Descarga gratis la 📥 PLANTILLA DE PREVISIÓN DE FLUJO DE CAJA.

Un modelo de flujo de caja en Excel que te permitirá:

✅ Prever cobros y pagos con semanas de antelación.

✅ Identificar posibles problemas de liquidez antes de que ocurran.

✅ Tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales.

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Y ahora sí, veamos cómo usarla y qué estrategias puedes aplicar para mejorar la salud financiera de tu agencia. 🚀

Pero antes, hablemos de las lecciones que verás. 

Si algo dejó clara Beatriz Villar, CFO de Sherpa Platform en esta expedición, es que el flujo de caja no se gestiona “sobre la marcha”. Algunas de las cosas que nos enseñó son:

Las agencias suelen enfrentarse a una realidad complicada:

• Pagamos antes de cobrar. Nóminas a 30 días, pero clientes que pagan a 60 o más. Es una dinámica que muchas veces se normaliza, pero que puede poner en riesgo la estabilidad del negocio.
• Dependemos de clientes grandes. Y si uno falla, el golpe es fuerte. Muchas agencias se sienten seguras con pocos clientes grandes, hasta que un retraso en el pago compromete su liquidez.
• Los ingresos son irregulares. Picos y valles pueden desestabilizar la tesorería si no se anticipan bien los flujos de entrada y salida.

Como se mencionó en la expedición, las empresas no mueren por falta de rentabilidad, sino por falta de caja.

📌 Ejemplo real: Una agencia digital con 25 empleados tuvo que reducir precios por la crisis del COVID. Su flujo de caja se volvió negativo y, a pesar de que seguía facturando, casi cierra por falta de liquidez.

Existen dos enfoques principales para gestionar el flujo de caja:

• Método directo. Proyecta los cobros y pagos previstos, ofreciendo una visión clara y sencilla de la liquidez futura. Es el más recomendable para agencias, ya que permite detectar problemas con rapidez.
• Método indirecto. Se basa en ajustes contables más complejos, considerando variaciones en cuentas por cobrar y pagar. Es más preciso, pero suele ser innecesario para agencias con estructuras financieras simples.

Más allá del método, lo importante es anticiparse. No basta con revisar el saldo del banco; hay que prever los flujos de entrada y salida en los próximos meses para evitar imprevistos.

En la expedición, una encuesta reveló que la mayoría de las agencias aún usan Excel para gestionar su caja, pero coinciden en que el mayor problema es mantenerlo actualizado. La automatización puede ahorrar tiempo y reducir errores.

¿Cómo puede hacerse?

• Excel/manual. Útil, pero requiere actualización constante y aumenta el riesgo de errores.
• Software financiero. Herramientas como Sherpa Platform, QuickBooks o Xero automatizan cálculos y proyecciones.

📌 En Sherpa Platform ofrecemos un Mapa de Tesorería que permite visualizar la liquidez futura de tu agencia en tiempo real. Esta herramienta se integra con bancos y ERPs para ofrecerte un control preciso y estratégico de tu flujo de caja.

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Hay fallos en la gestión del flujo de caja que pueden comprometer seriamente la estabilidad de una agencia. Algunos de los más frecuentes son:

Cobrar tarde y pagar pronto. Aceptar plazos de cobro largos mientras mantienes pagos inmediatos genera un desfase peligroso. Si no negocias mejor con clientes y proveedores, terminas financiando a otros a costa de tu caja.

No prever los impuestos. Muchas agencias se quedan sin liquidez cuando llega el trimestre del IVA porque no han apartado el dinero a tiempo. La falta de planificación hace que estos pagos se conviertan en un problema.

Depender demasiado de un solo cliente. Si gran parte de tu facturación proviene de un solo cliente y este deja de pagar o reduce el volumen de trabajo, el impacto en la caja puede ser grave. La diversificación reduce este riesgo.

No contar con financiación. Muchas agencias operan «a pulmón», sin líneas de crédito ni colchón financiero. Esto las deja vulnerables ante cualquier retraso en los cobros o bajada de ingresos inesperada.

Una buena práctica es usar un semáforo financiero 🔴🟡🟢 para evaluar el estado de la tesorería:

🔴 Riesgo alto. Si el saldo en caja no cubre los gastos de los próximos meses o hay problemas recurrentes para afrontar pagos.

🟡 Alerta. Hay liquidez, pero con márgenes ajustados o dependencia de pocos clientes. Cualquier imprevisto puede afectar la estabilidad.

🟢 Situación saludable. La caja cubre gastos a varios meses vista y hay una previsión clara de cobros y pagos.

Si tu agencia se encuentra en zona roja o amarilla, es momento de ajustar estrategias antes de que los problemas sean insalvables.

Mejorar la tesorería no es solo cuestión de quererlo, sino de aplicar cambios concretos y sostenibles en el tiempo. No siempre es fácil renegociar con clientes o reducir costes sin afectar la operación, pero si no tomas control de tu flujo de caja, terminarás gestionándolo a la defensiva, apagando incendios constantemente. Estas son algunas estrategias que han demostrado funcionar:

Negocia plazos de cobro más cortos

No aceptar pagos a 90 días suena bien en teoría, pero en la práctica, muchas agencias sienten que no tienen poder de negociación.

La realidad es que en muchos casos sí se puede. Poner plazos claros desde el inicio, estructurar pagos en fases o condicionar la entrega final al pago ayuda a equilibrar mejor los flujos de entrada y salida.

Pide adelantos en proyectos largos

Si un trabajo requiere meses de dedicación, no deberías esperar hasta el final para cobrarlo.

Aunque algunos clientes puedan resistirse al principio, establecer un pago del 50 % al inicio y 50 % al finalizar protege tu liquidez sin afectar la relación comercial. Muchas agencias han implementado esto con éxito tras años de asumir todo el riesgo.

Reduce costes innecesarios

Recortar gastos no significa sacrificar calidad o equipo, sino optimizar recursos.

Muchas agencias pagan por software que no usan, herramientas duplicadas o servicios que no aportan valor real.

Hacer una auditoría periódica de estos gastos y renegociar con proveedores puede liberar caja sin afectar el negocio.

Diversifica ingresos

Depender solo de proyectos únicos o clientes grandes es un riesgo.

Explorar modelos de suscripción, pagos recurrentes o servicios adicionales estabiliza el flujo de caja y reduce la incertidumbre mes a mes.

No es un cambio instantáneo, pero a largo plazo fortalece la estructura financiera de la agencia.

Asegura líneas de crédito antes de necesitarlas

Muchas agencias rechazan la financiación hasta que se ven con la soga al cuello, cuando las condiciones ya no son favorables.

Contar con una línea de crédito o un préstamo bien gestionado puede ser la diferencia entre aguantar un bache o verse obligado a tomar decisiones drásticas.

📌 Ejemplo: La agencia del ejemplo antes mencionado redujo su ciclo de cobro a 45 días y empezó a facturar en modelo de suscripción. En solo 12 meses pasó de estar al límite con su tesorería a operar con un flujo de caja estable y predecible. No fue fácil, pero demuestra que con medidas concretas, se puede salir del círculo vicioso de la falta de liquidez.

Controlar la tesorería significa saber qué entra, qué sale y qué viene después. Sin esa visión clara, cualquier imprevisto puede desestabilizar el negocio.

Un buen modelo de gestión debe incluir:

• Previsión diaria, semanal y mensual. Tener claro qué cobros y pagos tienes en cada periodo te permite organizar mejor la caja y evitar apuros.
• Seguimiento de pagos y cobros con alertas. Saber qué facturas están por vencer y cuáles están pendientes te da margen para actuar antes de que afecten tu liquidez.
• Automatización de cálculos. Depender de actualizaciones manuales es una pérdida de tiempo y un riesgo innecesario. Las herramientas adecuadas eliminan errores y agilizan la gestión.
• Integración con bancos y ERPs. Tener acceso a datos en tiempo real hace que tomar decisiones sea más fácil y preciso.

Hacer todo esto de forma manual es complicado. Por eso, en esta expedición vimos cómo Sherpa Platform ha desarrollado, entre otras funcionalidades, un mapa de tesorería que permite visualizar el estado de caja a futuro, prever cuándo habrá tensiones de liquidez y ajustar decisiones antes de que el problema sea real.

Las agencias que lo usan ya no revisan su saldo día a día con incertidumbre. Ahora tienen claro qué pagos deben priorizar, qué cobros pueden retrasarse y cómo mantener un flujo de caja estable sin depender de Excel o suposiciones.

El mapa de tesorería de Sherpa Platform te permite gestionar la liquidez con información real y anticiparte a problemas antes de que afecten tu agencia.

• Proyecta tu saldo futuro. Si hoy tienes 50.000 €, pero en 60 días solo quedarán 5.000 €, puedes ajustar gastos o acelerar cobros con tiempo.
• Detecta riesgos de liquidez. Si en dos semanas tienes un pago de impuestos y no habrá suficiente saldo, puedes renegociar plazos o buscar ingresos adicionales.
• Identifica clientes morosos. Si un cliente siempre paga tarde, el mapa lo deja en evidencia, ayudándote a ajustar condiciones o priorizar clientes más confiables.
• Evalúa si puedes asumir nuevos gastos. Antes de contratar a alguien o pagar una herramienta, puedes ver si tu caja realmente lo soporta.

Con este sistema, tomas decisiones con datos reales en vez de depender de suposiciones o cálculos manuales.

Si te interesa ver la gestión del flujo de caja pruébalo con tus propios números, agenda una demo gratuita y descubre en acción cómo Sherpa Platform puede ayudarte a controlar tu tesorería sin estrés 👉 Reserva tu demo aquí

• Revisa tu política de cobros y pagos para detectar oportunidades de mejora.
• Únete a nuestro próximo webinar sobre optimización de precios el 25 de marzo a las 18:30h (junto a Siteground).
• Descarga la plantilla de gestión de flujo de caja si aún no lo has hecho.

Y si quieres profundizar más en todo lo que hemos visto en esta expedición, aquí debajo encontrarás el video completo del webinar. Revísalo cuando quieras y pon en práctica las estrategias que ayudarán a tu agencia a tener un flujo de caja más sólido.