Cómo medir y optimizar la rentabilidad de tus proyectos y clientes

¿Tus proyectos son rentables o un agujero negro? ¡Descúbrelo aquí!

En esta tercera expedición Sherpa, nos pusimos manos a la obra con algo esencial pero a menudo descuidado: la rentabilidad de los proyectos y clientes.

En esta ocasión profundizamos en los conceptos clave sobre la rentabilidad de proyectos y clientes a través de un webinar en vivo donde nuestra CFO, Beatriz Villar, compartió estrategias prácticas y ejemplos reales.

Además, facilitamos una plantilla para calcular la rentabilidad de proyectos y clientes. Más adelante, la explicaremos. Pero si quieres, puedes ir descargándola ya, solo necesitas completar este formulario ⬇️⬇️⬇️

Si tu agencia no es rentable, todo lo demás se tambalea. Y no, no es solo una cuestión de números bonitos: es la base para que tu negocio crezca y sobreviva en el tiempo. Pero, ¿qué significa realmente ser rentable?

Como explicó nuestra CFO, Beatriz Villar en la expedición, ser rentable es generar beneficios que superen tus costes operativos de manera sostenible. Es decir, no se trata de tapar agujeros ni sobrevivir al día a día, sino de tener un margen claro que te permita respirar y avanzar.

Y aquí viene lo importante: entender cómo y por qué cada proyecto y cliente contribuye (o no) a esos beneficios. Porque si no sabes cuáles son rentables, podrías estar invirtiendo recursos donde no deberías.

Ahora que tenemos claro el concepto, toca ver cómo aterrizarlo. Tres cosas marcan la diferencia:

1. Precios adecuados: Si no ajustas bien tus tarifas para cubrir costes y dejar un margen razonable, estás jugando a la ruleta rusa con tus proyectos.
2. Optimización de recursos: Un equipo desorganizado o un uso ineficiente de herramientas puede destrozar hasta el mejor plan financiero.
3. Control riguroso de costes: ¿Sabías que incluso pequeñas desviaciones en los gastos pueden comerse tus márgenes? Mantén todo bajo la lupa, desde los costes directos hasta los de estructura.

Claro, todo esto suena bien en teoría, pero en la práctica las agencias tienen su propio campo de minas. Por ejemplo:

• Estacionalidad: ¿Te suena familiar eso de tener meses hiperactivos y otros en los que apenas hay movimiento? Es un desafío enorme para planificar ingresos regulares.
• Proyectos One-Shot: Estos trabajos únicos suelen ser un dolor de cabeza porque no tienes datos previos para estimar costes con precisión.

Entonces, ¿qué hacemos con todo esto? En la expedición, Beatriz nos enseñó que reconocer estos retos es el primer paso para dominarlos. Así que antes de lanzarte a buscar soluciones mágicas, pregúntate: ¿estás viendo con claridad cómo funciona la rentabilidad en tu agencia?

Vale, ya entendemos qué significa ser rentable, pero ahora viene lo importante: medirlo.

Todo empieza por separar dos tipos de costes: los directos y los de estructura.

• Costes directos: Son los que están vinculados directamente al proyecto. Piensa en las horas que tú y tu equipo dedicáis, lo que le pagas al freelance que te ayuda o incluso materiales específicos.
• Costes de estructura: Estos son los gastos que siempre están ahí, como el alquiler de la oficina, el software que usas o el café de la máquina (aunque no lo creas, suma). No se imputan directamente a un proyecto, pero afectan a la rentabilidad global.

¿El truco? No solo calcular bien los costes directos, sino también entender cuánto de esos gastos fijos le corresponde a cada proyecto.

Aquí es donde las cosas se ponen un poco más técnicas, pero no te preocupes, lo haremos simple:

• Puedes repartir los costes de estructura proporcionalmente al volumen de ingresos de cada proyecto.
• Otra opción es asignarlos según los costes directos asociados a cada cliente.

¿La idea? Que los proyectos más grandes carguen con una proporción justa, y no termines asfixiando a los pequeños por repartir mal.

Vale, ya has calculado costes e ingresos. Pero, ¿qué pasa si no haces un seguimiento regular? Exacto: sorpresas desagradables.

• Desviaciones: Puede que inicialmente todo parezca rentable, pero si los gastos reales se disparan y no los controlas, tus márgenes pueden desmoronarse.
• Proyectos largos: Aquí es donde el seguimiento es más crucial. Un análisis trimestral puede marcar la diferencia entre reaccionar a tiempo o darte cuenta demasiado tarde de que has perdido dinero.

Así que, si todavía estás confiando en intuiciones o dejando todo para revisar al final del año, es hora de cambiar. Medir la rentabilidad no es complicado, pero requiere disciplina.

¿Tienes claro cómo aplicar todo esto? Si no, tranquilo, que en el próximo punto hablamos de un aliado clave: la matriz de clientes y proyectos.

No todos los clientes son iguales, y eso está bien. Pero aquí viene la pregunta clave: ¿sabes cuáles merecen tu esfuerzo y cuáles solo están drenando tus recursos? Para responder, necesitas una herramienta poderosa: la matriz de rentabilidad.

Esta matriz te ayuda a clasificar tus clientes y proyectos según dos factores clave: el volumen de ingresos y el margen de contribución. Dicho de otra forma: cuánto facturan y cuánto te dejan al bolsillo.

Los cuatro grupos que te encontrarás:

1. Clientes estratégicos:
   • Alto volumen, alto margen.
   • Son el santo grial: facturan mucho y te dejan buenas ganancias. La estrategia aquí es clara: cuídalos como oro y busca expandir la relación.
2. Clientes masivos:
   • Alto volumen, bajo margen.
   • Generan muchos ingresos, pero con márgenes ajustados. Merece la pena revisar si los precios están bien calculados o si podrías optimizar recursos para mejorar la rentabilidad.
3. Clientes potenciales:
   • Bajo volumen, alto margen.
   • Son como diamantes en bruto: lo poco que te contratan es muy rentable. ¿La estrategia? Trabaja para aumentar su volumen, ya que aquí hay futuro.
4. Clientes de baja retribución:
   • Bajo volumen, bajo margen.
   • Estos clientes son una señal de alerta. No siempre significa que debas dejar de trabajar con ellos, pero es vital reevaluar su utilidad estratégica.

¿Cómo usar esta segmentación para priorizar esfuerzos?

 

Una vez que tengas a tus clientes clasificados, la idea no es tratar a todos por igual. Cada grupo requiere una estrategia específica:

• Dedica tus mejores recursos a clientes estratégicos. Aquí están tus mayores oportunidades de crecimiento y estabilidad.
• Optimiza procesos para que los clientes masivos no te sobrecarguen sin compensación.
• Invierte en los potenciales con planes personalizados para aumentar su volumen.
• Por último, analiza bien si vale la pena mantener a los de baja retribución. Si no hay una razón clara para conservarlos, quizás sea hora de reducir esfuerzos.

Esta matriz no solo te ayudará a ser más rentable, sino también a trabajar con más claridad. Porque, al final, no se trata de tener más clientes, sino de tener los correctos.

¿Ya sabes en qué grupo está cada cliente? Si no, el siguiente punto te dará estrategias para mejorar la rentabilidad de los que merecen quedarse.

 

Una vez que sabes quiénes son tus clientes estrella y cuáles necesitan ajustes, toca implementar cambios. Aquí no hablamos de magia ni de grandes inversiones, sino de estrategias prácticas que te ayuden a maximizar márgenes y reducir gastos.

Modelos de pricing inteligente

No todos los clientes son iguales, así que ¿por qué deberían pagar lo mismo? Ajustar tu modelo de precios es una de las formas más efectivas de mejorar la rentabilidad sin aumentar los costes.

• Tarifas adaptadas: Si un cliente estratégico valora mucho tu servicio, puedes ofrecer precios premium que reflejen ese valor añadido.
• Componentes variables: Vincula una parte de tus tarifas a los resultados. Esto no solo puede atraer a más clientes, sino también garantizar que tus márgenes crezcan con su éxito.

Piensa en esto: el precio no es solo un número, es una estrategia.

Eficiencia operativa

¿Te imaginas ahorrar tiempo sin sacrificar calidad? Es posible, pero necesitas procesos sólidos y herramientas adecuadas.

• Automatización: Tareas repetitivas como la gestión de horas o la creación de reportes pueden automatizarse con software especializado. Menos errores, más tiempo para decisiones importantes.
• Estandarización: Crear plantillas y procesos claros evita perder tiempo reinventando la rueda con cada proyecto. Además, estandarizar mejora la calidad del trabajo en equipo.

¿El resultado? Más eficiencia, menos estrés.

Reducción de costes estratégicos

Aquí no se trata de apretarse el cinturón a lo loco, sino de optimizar lo que ya tienes.

• Optimización de recursos: Asegúrate de que cada hora que paga un cliente esté bien empleada. Esto incluye revisar cargas de trabajo y evitar asignar recursos más caros de lo necesario.
• Negociación con proveedores: Muchas veces, un simple ajuste en contratos o servicios puede generar ahorros significativos. Negocia con tu proveedor de software o evalúa alternativas más económicas si es necesario.

Estas estrategias no solo mejoran tu rentabilidad, también liberan recursos para enfocarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu agencia.

Ahora que ya tienes herramientas prácticas para mejorar, pasemos a algo igual de importante: cómo evitar los errores más comunes al medir rentabilidad.

• Revisa tus métricas mensualmente: No basta con analizar al cierre del año. Si sigues de cerca tus márgenes y costes cada mes, podrás identificar problemas a tiempo y ajustar el rumbo antes de que sea tarde.
• Crea dashboards de seguimiento: No necesitas un sistema complejo, solo uno que te muestre lo esencial. Tener alertas tempranas para identificar proyectos con rentabilidad decreciente puede evitar sorpresas desagradables.

• Haz un benchmark interno: Agrupa tus proyectos y clientes por tipo o sector y analiza su rentabilidad. Esto te permitirá identificar patrones, como sectores con márgenes más ajustados o clientes que requieren más recursos de los previstos.

El objetivo aquí no es solo medir, sino entender tus números para tomar decisiones estratégicas con confianza.

Por otro lado, hay errores que pueden parecer pequeños, pero tienen un impacto enorme en tus márgenes. Reconocerlos es el primer paso para evitarlos:

• Subestimar los costes indirectos: Es fácil olvidar gastos como herramientas, licencias o incluso reuniones internas al calcular la rentabilidad de un proyecto. No los ignores, porque son parte del coste real.
• Falta de seguimiento en proyectos únicos: Los One-Shot son un terreno resbaladizo. Sin datos históricos para apoyarte, estimar costes puede ser complicado. Si no haces un seguimiento adecuado, puedes terminar perdiendo dinero sin darte cuenta.
• No reaccionar a tiempo ante desviaciones: Muchas agencias esperan hasta el final del proyecto para evaluar los números. El problema es que, para entonces, ya es demasiado tarde para corregir.

La clave es mantener un balance: medir con frecuencia, pero sin abrumarte con detalles innecesarios.

Con estas prácticas en mente y evitando los errores comunes, tendrás una visión mucho más clara de cómo optimizar la rentabilidad de tu agencia.

Ahora, hablemos de algo práctico y muy útil: herramientas que pueden facilitarte todo este proceso.

Medir la rentabilidad es como navegar: necesitas buenas herramientas para saber dónde estás y hacia dónde vas. Por suerte, no tienes que hacerlo solo con una calculadora y un cuaderno. Aquí van algunas opciones que te ayudarán a mantener el control sin volverte loco.

1. Plantillas de cálculo personalizadas

Si lo que buscas es simplicidad y precisión, una buena plantilla es como tu brújula. En esta expedición, presentamos una que te facilita tareas clave como:

• Medición de costes directos e indirectos: Desde horas trabajadas hasta gastos fijos que se reparten entre proyectos. Todo está centralizado para que no se te escape nada.
• Seguimiento del margen bruto: Puedes analizar cliente por cliente y proyecto por proyecto. Así sabes exactamente qué es rentable y qué no.

Lo mejor de estas plantillas es que, una vez configuradas, hacen el trabajo pesado por ti. Tú solo necesitas actualizarlas con los datos correctos.

Las herramientas tecnológicas son tus mejores aliadas para automatizar y organizar. ¿Por qué? Porque centralizan información clave en un solo lugar.

• Los CRMs te ayudan a gestionar relaciones con clientes, desde el primer contacto hasta la facturación.
• El software de gestión de proyectos te permite asignar tareas, controlar el tiempo trabajado y mantener a todo el equipo alineado con los objetivos del proyecto.

Imagina lo fácil que sería saber, de un vistazo, cuántas horas ha trabajado cada persona y cuánto te cuesta un proyecto.

Si una imagen vale más que mil palabras, un buen dashboard financiero vale oro. Estos paneles te permiten visualizar lo que realmente importa, con métricas como:

• Ingresos por cliente o proyecto: ¿Qué te genera más beneficios?
• Costes directos e indirectos: ¿Dónde se está yendo el dinero?
• Margen bruto: ¿Estás ganando lo suficiente para cubrir tus costes?

La clave aquí no es solo tener un dashboard, sino configurarlo de forma que te muestre alertas tempranas y resúmenes claros. No necesitas mil gráficos, solo los que realmente te ayudan a tomar decisiones rápidas.

Con estas herramientas, no solo tendrás control sobre la rentabilidad, sino también claridad para optimizar tus procesos y recursos. ¿Listo para ponerlas en marcha? Entonces, avancemos al cierre de esta expedición.

Llevar una agencia no es tarea fácil, lo sabemos. Es planificar campañas, lidiar con clientes y apagar fuegos… todo al mismo tiempo. Pero ¿sabes qué? También es tomar decisiones inteligentes y enfocarte en lo que importa: que tu trabajo sea rentable.

Hoy te llevas herramientas prácticas, estrategias probadas y una forma más clara de entender tus números. Pero lo que realmente marca la diferencia es lo que hagas con todo esto. Mira tus proyectos, prioriza lo que te funciona y no tengas miedo de ajustar lo que no.