Integrar ERPs para contabilidad y facturación: así lo hicimos en Sherpa

Integrar ERPs para contabilidad y facturación puede parecer una tarea técnica, pero en Sherpa descubrimos cómo convertirlo en una ventaja estratégica. Te contamos nuestra experiencia y las claves para hacerlo bien.

Desde los primeros debates y charlas que tuvimos para ir explorando lo que Sherpa Platform podría llegar a ser, cuando aún no teníamos claras ni siquiera las hipótesis que necesitábamos validar y mucho menos la plataforma y sus funcionalidades, sabíamos ya que necesitábamos datos.

Nuestro deseo era llegar a la información financiera, contabilidad y facturación, cuanto más en bruto mejor, lo menos contaminados e interpretados posible. Necesitábamos empezar a jugar con ellos, entender cómo manejarlos y explotarlos, aplicar las ingenierías financiera y de software para detectar patrones, problemas y soluciones.

Para cada empresa, dichos datos, de manera más o menos ordenada y accesible, se encuentran en los ERPs (Enterprise Resource Planning systems). Independientemente de lo extendidas que sean sus funcionalidades, en ellos se almacena información clave de contabilidad y facturación.

Gracias a un equipo fundador siempre volcado hacia los negocios, pudimos empezar a jugar con datos reales desde el primer momento, y así hicimos.

El núcleo de toda información financiera son las cuentas contables y el libro diario (contabilidad) por un lado, y los documentos de facturación con clientes y proveedores (facturación) por otro.

En una empresa:

• Todo lo que ocurre a nivel contable acaba siendo un apunte dentro del libro diario y acaba afectando a una o más cuentas contables de las que define el Plan General Contable español
• Todo lo que ocurre a nivel de negocio entre la empresa y un contacto (cliente, proveedor, etc.) acaba reflejándose en algún tipo de documento (factura, compra, etc.).

Por esta razón, desde el principio nos enfocamos en cuatro entidades específicas:

1. Contactos
2. Documentos
3. Cuentas contables
4. Libro diario

Sabiendo dónde encontrar los datos y cuáles nos interesan, nos quedaba lo más «fácil»: recogerlos y transformarlos para luego explotarlos.

Para reducir la barrera de entrada, comenzamos con los datos de los ERPs de nuestras propias empresas, en concreto con los provenientes de Holded, que proporciona una API para desarrolladores a través de la cual es posible interrogar el sistema y recoger la información de las cuatro entidades antes mencionadas.

Actualmente, Sherpa Platform es capaz de integrarse con dos ERPs: Holded y FacturaDirecta, dos sistemas distintos, con APIs distintas y estructuras de datos diferentes. En el futuro, los ERPs con los que nos conectaremos serán más, por lo que necesitábamos acceso a datos en bruto, sin sobreestructuras.

• Holded API
• FacturaDirecta API

Una integración exitosa requiere la capacidad de traducir los datos provenientes de distintas fuentes a un modelo común y agnóstico.

Holded y FacturaDirecta son las fuentes de datos; Sherpa Platform es el consumidor, que necesita entender la información, traducirla a su modelo interno e integrarla.

Para ello, incorporamos adaptadores capaces de traducir los datos al modelo Sherpa.

En resumen:

• Los datos en bruto están almacenados en el ERP fuente (Holded, FacturaDirecta, etc.
• La API de la fuente permite a Sherpa Platform consumir los datos estructurados según su modelo
• Los adaptadores de Sherpa Platform traducen los datos del modelo fuente al modelo Sherpa y los almacenan.

Cabe destacar que la comunicación entre sistemas (Fuentes y Sherpa Platform) y el intercambio de datos ocurre de manera segura mediante una API key, que permite al sistema Sherpa interrogar los sistemas fuente.

Una integración no implica necesariamente que la información esté siempre sincronizada entre fuente y consumidor.

Para asegurar una sincronización eficaz y mantener la consistencia de los datos, en Sherpa hemos optado por la técnica del cálculo de los deltas, ejecutándola diariamente. Los deltas representan las diferencias entre la fuente y el consumidor:

• Si una entidad está en la fuente, pero falta en el consumidor, el delta es de CREACIÓN.
• Si una entidad está en el consumidor, pero no en la fuente, el delta es de BORRADO. Por ejemplo, un contacto que ya no se necesita porque ha dejado de ser un cliente.
• Si una entidad está en ambos, pero sus propiedades no coinciden, el delta es de ACTUALIZACIÓN. Por ejemplo, la dirección de facturación de un cliente ha cambiado.

Por lo tanto, cada noche Sherpa Platform:

1. Recoge los datos de las fuentes a través de sus APIs.
2. Compara los datos recibidos con los presentes en el sistema.
3. Calcula los deltas (creación, borrado, actualización).
4. Almacena dichos deltas en su sistema.

De esta manera, obtenemos una «foto final» de los datos de cada fuente en el modelo Sherpa.

La integración de ERPs ha sido un proceso de aprendizaje continuo, en el que hemos identificado puntos clave que han marcado la diferencia entre una integración funcional y una verdaderamente útil. Entre las principales lecciones aprendidas, destacamos:

1. Trabajar con datos reales es clave.

Por muy bien documentada que esté una API, hasta que no se empieza a trabajar con datos reales no se conocen todas las nuances de la información, es decir, todos esos detalles sutiles o particularidades que pueden suponer una variación en lo documentado.

2. Una integración es tan buena como su capacidad de sincronización e idempotencia.

La sincronización debe ocurrir en background, sin intervención del usuario, asegurando datos consistentes y sin duplicados.

Para ello, implementamos políticas de reintentos y monitorización, registrando:

• Cuándo se intentó sincronizar.
• Resultado (exitoso, fallido, etc.).
• Actuación sobre los datos (listado de deltas).
• Razón de fallo, si la hubo.

3. El modelo agnóstico debe ser flexible.

Cuanto más adaptable sea, más ERPs podremos integrar y mejor podremos modelar la realidad financiera de las empresas.

Estas conclusiones no solo nos han permitido mejorar nuestras integraciones actuales, sino que también sientan las bases para futuras implementaciones en nuevos ERPs.

Con cada nueva conexión, aprendemos más sobre cómo optimizar los procesos y hacer que la gestión financiera de las empresas sea más eficiente y accesible.