Cómo hacer un Plan de Tesorería para tu agencia o consultora

Un plan de tesorería bien estructurado te permite prever ingresos y gastos, evitar problemas de liquidez y tomar decisiones financieras con mayor seguridad.

En este artículo, te explicamos cómo crearlo paso a paso, con estrategias y herramientas diseñadas específicamente para agencias y consultoras.

Es común confundir gestión de tesorería con control del flujo de caja, pero son conceptos distintos:

• Flujo de caja: Muestra las entradas y salidas de dinero en tiempo real.
• Plan de Tesorería: Va más allá del flujo de caja, ya que implica prever movimientos futuros y asegurarse de que la empresa pueda operar sin problemas financieros.

Un plan de tesorería bien estructurado permite tomar decisiones estratégicas como:

• Ajustar el calendario de pagos para evitar tensiones de liquidez.
• Negociar plazos de cobro con clientes para mejorar el flujo de tesorería.
• Identificar la necesidad de financiación antes de que se convierta en un problema.

Un plan de tesorería no es solo un documento estático; debe actualizarse constantemente para reflejar la realidad financiera del negocio. Para que sea eficaz, debe incluir los siguientes elementos:

Los ingresos de una agencia o consultora suelen depender de proyectos, clientes recurrentes y servicios puntuales. Para hacer una previsión realista, se deben considerar:

• Contratos a largo plazo con ingresos recurrentes.
• Facturas emitidas pendientes de cobro.
• Proyectos en negociación con alta probabilidad de cierre.
• Temporadas de alta o baja demanda que puedan afectar la facturación.

Un error común es sobrestimar los ingresos sin considerar retrasos en los pagos. Si dependes de pocos clientes, cualquier retraso puede generar problemas de liquidez.

Es fundamental separar los costes fijos, que se mantienen constantes cada mes, de los costes variables, que dependen del volumen de trabajo.

Ejemplos de costes fijos en agencias y consultoras:

• Sueldos del equipo interno.
• Alquiler de oficina o coworking.
• Herramientas y software de uso recurrente.

Ejemplos de costes variables:

• Freelancers o colaboradores externos.
• Licencias de software específicas para proyectos.

Controlar ambos tipos de gastos permite detectar desequilibrios financieros y ajustar el presupuesto antes de que afecte la rentabilidad.

Un plan de tesorería debe reflejar la situación real del negocio en todo momento. Para ello, es clave registrar:

• Saldo actual en cuentas bancarias.
• Créditos o financiación disponible.
• Pagos programados en los próximos meses.

Llevar este control ayuda a anticiparse a momentos críticos, como meses con más salidas que entradas de dinero.

El margen de seguridad es un colchón financiero para afrontar imprevistos. Se recomienda contar con al menos 3 meses de gastos fijos cubiertos en caso de retrasos en los pagos o pérdida de clientes clave.

Si la agencia no tiene margen de seguridad, cualquier contratiempo puede derivar en tensiones de tesorería y afectar la operatividad del negocio.

Tener un plan de tesorería no significa solo registrar ingresos y gastos; se trata de prever movimientos financieros y tomar decisiones con anticipación. Para construir un plan sólido, sigue estos pasos:

Antes de hacer previsiones, es necesario entender el comportamiento financiero de la empresa en los últimos meses. Analiza:

• Facturación y cobros mensuales.
• Gastos fijos y variables.
• Temporadas de mayor y menor liquidez.

Si la agencia tiene picos de ingresos seguidos de meses de baja actividad, esto debe reflejarse en la planificación para evitar tensiones de liquidez.

Cada agencia o consultora tiene ciclos de pagos distintos. Preguntas clave para definirlos:

• ¿Cuánto tiempo tardan los clientes en pagar las facturas?
• ¿Los proveedores exigen pagos anticipados o a plazos?
• ¿Hay meses donde los gastos aumentan considerablemente (por ejemplo la contratación de freelancers)?

Si los pagos de clientes se reciben tarde pero los proveedores exigen pagos inmediatos, es necesario ajustar el flujo de tesorería.

Usa la información histórica para proyectar:

• Ingresos esperados, basados en contratos firmados y clientes potenciales.
• Gastos programados, como sueldos, alquileres, herramientas o freelancers.
• Pagos pendientes, es decir, facturas que aún no se han cobrado.

Es recomendable hacer tres escenarios:

• Optimista: Considerando crecimiento y más ingresos de lo esperado.
• Realista: Basado en datos históricos sin grandes cambios.
• Pesimista: Con retrasos en cobros o pérdida de clientes clave.

Tener un plan para cada situación permite reaccionar con rapidez.

Si en algún escenario hay riesgo de falta de liquidez, es necesario planificar acciones:

• Negociar plazos de cobro y pago. Pedir anticipos a clientes o extender plazos con proveedores puede equilibrar el flujo de tesorería.
• Reducir gastos variables en meses críticos. Si un mes hay menos ingresos, ajustar costes no esenciales ayuda a mantener la estabilidad.
• Tener líneas de financiación disponibles. Un crédito pre-aprobado o factoring puede ayudar a cubrir desfases temporales sin comprometer la operativa.

Con estos pasos, el plan de tesorería se convierte en una herramienta útil para anticiparse a problemas financieros y optimizar la estabilidad del negocio.

El éxito de un plan de tesorería no solo depende de hacer previsiones correctas, sino de tener datos actualizados en todo momento. Sin una herramienta adecuada, controlar la liquidez puede convertirse en un reto, especialmente en negocios con ingresos variables como agencias y consultoras.

Los dashboards financieros permiten visualizar el estado de la tesorería de forma clara y tomar decisiones con rapidez. Un buen sistema debe ofrecer:

• Una visión detallada del saldo actual en cuentas bancarias.
• Previsión de ingresos y gastos para anticiparse a posibles problemas de liquidez.
• Identificación de patrones en los cobros y pagos para ajustar estrategias financieras.

Muchas empresas dependen de hojas de cálculo para gestionar su tesorería, pero este método tiene limitaciones. Si los datos no se actualizan en tiempo real, es fácil perder el control del flujo de caja y reaccionar demasiado tarde ante un problema.

Además de dashboards personalizados con herramientas como Google Data Studio o Power BI, existen softwares especializados en la gestión de tesorería:

• Holded: Solución de facturación y contabilidad con integración bancaria.
• Xero: Plataforma flexible con reportes financieros avanzados.
• QuickBooks: Sistema de control del flujo de caja para pequeñas empresas.

Si bien estas herramientas ayudan a gestionar la contabilidad general, en Sherpa hemos desarrollado una solución específicamente diseñada para agencias y consultoras. Nuestro mapa de tesorería permite tener una visión clara del flujo de caja y anticiparse a problemas antes de que impacten en el negocio.

Con nuestro sistema, puedes:

• Proyectar tu saldo futuro y evitar problemas de liquidez.
• Identificar patrones de cobro y detectar clientes que generan riesgos.
• Evaluar si la empresa está en condiciones de asumir nuevos gastos o inversiones.

La diferencia entre una agencia con problemas de liquidez y una con estabilidad financiera no está en cuánto factura, sino en cómo gestiona su tesorería. Contar con un sistema que refleje datos reales y actualizados es clave para optimizar recursos y garantizar la rentabilidad.

Tener un plan de tesorería no solo es una cuestión de control financiero, sino una estrategia clave para hacer crecer el negocio sin riesgos innecesarios. Aquí algunas acciones concretas para optimizar la gestión de tesorería en agencias y consultoras.

1. Optimiza los cobros y pagos: Para evitar problemas de liquidez, es fundamental equilibrar el flujo de entrada y salida de dinero.

2. Negocia con proveedores y clientes: Los plazos de pago no son fijos, y muchas veces se pueden mejorar con una negociación adecuada.

3. Accede a financiación cuando sea necesario: Si hay problemas de liquidez puntuales, existen opciones de financiación que pueden ayudar a mantener la estabilidad.

4. Usa herramientas para optimizar la gestión de tesorería: La clave para una tesorería saludable es tener información en tiempo real sobre ingresos, gastos y previsiones de liquidez.

Tener una agencia o consultora rentable no depende solo de cuánto facturas, sino de cómo gestionas tu tesorería. Un plan de tesorería bien estructurado permite anticiparte a problemas de liquidez, optimizar cobros y pagos, y tomar decisiones financieras con mayor seguridad.

Si quieres mejorar la tesorería de tu agencia y aplicar estos conceptos a tu negocio, revisa cómo nuestro mapa de tesorería puede ayudarte a gestionar tu liquidez con datos en tiempo real.